Agencja czy własny zespół. Trzy kryteria zamiast kosztu godziny

Pytanie „zatrudnić czy zlecić” pada zwykle wtedy, gdy budżet już jest, a cierpliwość się kończy. Odpowiedź prawie nigdy nie zależy od kosztu godziny, choć w arkuszu porównawczym to jedyna liczba, którą łatwo zestawić.

Kryterium pierwsze: częstotliwość

Praca, która wraca co tydzień i wymaga znajomości produktu, powinna być w środku. Praca sezonowa albo wymagająca warsztatu, którego nie da się utrzymać przy jednym kliencie, powinna być na zewnątrz. Produkcja filmowa, badanie rynku, kampania płatna na sześciu rynkach naraz mieszczą się w drugiej grupie. Odpowiadanie klientom w kanałach społecznościowych, opis nowego produktu i wewnętrzna komunikacja premiery mieszczą się w pierwszej, choć w praktyce najczęściej lądują u agencji, bo zespół nie ma na nie czasu.

Kryterium drugie: gdzie zostaje wiedza

Każde zlecenie na zewnątrz przenosi trochę wiedzy o firmie do dostawcy. Przy produkcji materiałów to nie boli. Przy analityce i przy planowaniu kampanii boli po dwóch latach, gdy okazuje się, że nikt w firmie nie umie odtworzyć, dlaczego budżet wygląda tak, a nie inaczej. Rozstrzygnięcie brzmi: na zewnątrz idzie wykonanie, w środku zostaje interpretacja liczb i decyzja o podziale pieniędzy.

Takie notatki wysyłam raz w miesiącu. Zapisz się na newsletter.

Kryterium trzecie: koszt zarządzania

Agencja nie jest tania dlatego, że stawka godzinowa wygląda korzystnie przy koszcie etatu. Do rachunku wchodzi czas osoby, która przygotowuje brief, odpowiada na pytania, sprawdza pracę i tłumaczy uwagi zarządu. W zespołach, w których to mierzyłam, obsługa jednej agencji zajmowała od pół do jednego etatu, zależnie od jakości briefów. Przy trzech agencjach robi się z tego pełny etat koordynacji, którego nikt nie ma w budżecie, więc pochłania go osoba kierująca zespołem.

Kiedy wewnętrzny zespół jest gorszym rozwiązaniem

Przy pracy, w której poziom warsztatu widać natychmiast, a wolumen jest mały. Jedna sesja zdjęciowa na kwartał nie utrzyma fotografa. Dwie kampanie w roku nie utrzymają specjalisty od zakupu mediów, bo między nimi jego umiejętności się cofną. W takich sytuacjach zatrudnienie kończy się zwykle tak: osoba dostaje dodatkowe obowiązki, które nie mają nic wspólnego z jej zawodem, i odchodzi w ciągu roku.

Model, który sprawdza się najczęściej

W firmach średniej wielkości, z jednym rynkiem głównym, najlepiej wypadał podział: w środku osoba od treści, osoba od produktu i osoba prowadząca kanały własne, na zewnątrz produkcja i zakup mediów, w środku decyzja o budżecie i interpretacja wyników. Nie dlatego, że taki podział jest optymalny w teorii, tylko dlatego, że da się go obsadzić i utrzymać, a każda struktura, której nie da się obsadzić, jest gorsza od prostszej, która działa.

Zanim policzycie koszt godziny, policzcie, ile godzin waszego zespołu zajmuje obsługa obecnych dostawców. Ta liczba zwykle rozstrzyga sprawę wcześniej niż porównanie stawek.